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Dernière date de révision : le 27 Août 2004 L'Institut Canadien des Comptables Agréés La présente déclaration concernant la protection des renseignements personnels a pour but de vous informer sur les divers types de renseignements personnels que l'Institut Canadien des Comptables Agréés (ci-après appelé "l'ICCA", "nous" ou "l'Institut") recueille sur vous dans le cadre de ses activités principales ainsi que pour vous faire bénéficier de certains avantages réservés aux membres et vous fournir les produits et services qu'il s'est engagé à vous fournir à votre demande. Elle précise comment et à quelles fins nous utilisons et communiquons ces renseignements, les choix que vous avez concernant l'utilisation et la communication de ces renseignements, ainsi que la façon de les corriger. Elle présente un résumé des principes et des procédures suivis par l'Institut pour respecter ses engagements en matière de protection des renseignements personnels et se conformer aux exigences des lois et des règlements en vigueur au Canada en matière de respect de la vie privée, notamment la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques. Il est possible que nous apportions à l'occasion des modifications à la présente déclaration concernant la protection des renseignements personnels. Cette déclaration est à jour à la "dernière date de révision", qui figure au début de la présente page. Nous traiterons les renseignements personnels conformément à la déclaration concernant la protection des renseignements personnels selon laquelle ils ont été recueillis et à notre politique en la matière, à moins que vous ne nous ayez autorisés à les traiter différemment. La présente déclaration s'applique à tous les renseignements vous concernant que nous recueillons ou que nous recevons, et ce, quelle qu'en soit la provenance. Principe 1 - L'Institut est responsable des renseignements personnels vous concernant qu'il a en sa possession ou dont il a la gestion. L'Institut est responsable de tous les renseignements personnels qu'il a en sa possession ou dont il a la gestion. Ces renseignements comprennent les renseignements personnels que l'Institut a obtenus directement de membres, d'étudiants, d'étudiants associés, de clients, des ordres provinciaux de comptables agréés ou d'organisations (par exemple, des sociétés par actions, des entités publiques, des organismes sans but lucratif). Nous recueillons et utilisons des renseignements personnels vous concernant principalement i) pour vous fournir des services auxquels vous avez droit en votre qualité de membre de notre organisation, ii) pour conclure l'opération lorsque vous achetez un de nos produits ou services, iii) pour vous informer des produits ou des services qu'offre l'ICCA et qui sont susceptibles de vous intéresser et iv) pour répondre à vos demandes d'information. Il peut arriver que nous les utilisions à des fins autres que celles mentionnées ci-dessus lorsque la loi nous l'autorise ou nous y oblige. L'Institut a : - établi et mis en vigueur des politiques et procédures visant à protéger adéquatement les renseignements personnels;
- sensibilisé ses permanents et ses bénévoles au sujet de sa politique de protection des renseignements personnels, ainsi que du rôle et des responsabilités qui leur incombent relativement au maintien de la confidentialité des renseignements personnels;
- nommé un responsable de la protection des renseignements personnels, chargé de la surveillance des questions relatives à la protection des renseignements personnels à l'Institut.
Tous les commentaires, questions, préoccupations ou plaintes concernant vos renseignements personnels ou notre déclaration et nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels doivent être envoyés au responsable de la protection des renseignements personnels de l'ICCA. Par écrit : Responsable de la protection des renseignements personnels
L'Institut Canadien des Comptables Agréés
277, rue Wellington Ouest
Toronto (Ontario)
M5V 3H2 Courriel : responsablePRP.icca@cica.ca Nous vous informerons sur la marche à suivre pertinente à votre demande de renseignements, objection ou plainte. Principe 2 - Avant de recueillir des renseignements personnels auprès de vous, l'Institut établit les fins de la collecte. Nous établissons les fins auxquelles nous utilisons vos renseignements personnels au moment où nous les recueillons auprès de vous, et nous nous assurons toujours d'obtenir votre consentement avant de les utiliser. Principe 3 - L'Institut obtient votre consentement avant de recueillir des renseignements personnels auprès de vous. Nous vous expliquons les options qui s'offrent à vous et nous obtenons votre consentement au moment de la collecte ou avant et, dans tous les cas, au moment de l'utilisation ou de la communication à quelque fin que ce soit de vos renseignements personnels, ou avant. Nous procédons toujours de façon honnête et licite pour recueillir les renseignements personnels (par exemple, lorsque vous remplissez un formulaire de demande ou que vous nous achetez des produits ou des services). Nous pouvons aussi recueillir des renseignements personnels sur vous auprès de tiers, comme les ordres provinciaux et d'autres institutions ou organisations. Nous recueillons également vos renseignements personnels lorsque nous avons votre autorisation de le faire ou lorsque la loi nous l'autorise ou nous y oblige. Un renseignement personnel est un renseignement qui concerne un individu - vous en l'occurrence - et qui permet de l'identifier. Ce peut être, entre autres, le nom, l'adresse postale, les numéros de téléphone, l'adresse courriel, les numéros d'identification personnels, les numéros de cartes de crédit, l'information bancaire et celle concernant le crédit. En général, toutefois, le nom, le titre du poste occupé, ainsi que le numéro de téléphone, l'adresse et l'adresse courriel au travail ne constituent pas des renseignements personnels. Principe 4 - L'Institut communique vos renseignements personnels uniquement aux fins pour lesquelles il a obtenu un consentement, ou lorsque la loi l'autorise ou l'y oblige. L'Institut ne conserve les renseignements personnels qu'aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des fins déterminées. Nous indiquons à qui et à quelles fins nous communiquons vos renseignements personnels, au moment où nous recueillons ces renseignements auprès de vous et obtenons votre consentement quant à la communication de ceux-ci, ou avant. Par exemple, nous pouvons communiquer des renseignements personnels : - dans le cas des membres, des étudiants et des étudiants associés - aux ordres provinciaux de comptables agréés afin qu'ils fournissent des services à nos membres, aux étudiants et aux étudiants associés;
- à nos bénévoles afin qu'ils s'acquittent de leurs fonctions comme bénévoles;
- à des tiers fournisseurs de services, afin de procurer des avantages aux membres ou de faciliter les opérations commerciales avec nous;
- aux personnes à qui vous nous avez autorisés à les communiquer et aux fins auxquelles vous nous y avez autorisés;
- lorsque la loi nous l'autorise ou nous y oblige.
Il se peut que nous conservions vos renseignements personnels, votre correspondance ou vos commentaires dans un dossier qui vous est propre. Nous utiliserons, communiquerons ou conserverons vos renseignements personnels aussi longtemps qu'il le faudra au regard des fins auxquelles ils ont été recueillis et selon ce que la loi autorise ou exige. Principe 5 - L'Institut s'efforce de maintenir exacts, complets et à jour les renseignements personnels qu'il a en sa possession ou dont il a la gestion, et ce, dans la mesure nécessaire pour répondre aux fins auxquelles ils ont été recueillis. Nous nous assurerons que vos renseignements personnels sont aussi exacts, complets et à jour que possible, à la lumière des informations que nous aurons obtenues de vous ou de tout ordre provincial de comptables agréés dont vous êtes membre le cas échéant. Nous nous attendons à ce que vous nous fournissiez à l'occasion des mises à jour par écrit de vos renseignements personnels, s'il y a lieu. Les renseignements personnels sur les membres ou les étudiants peuvent être modifiés au moyen du formulaire de mise à jour en ligne qui se trouve sur notre site Web à l'adresse https://secure.cica.ca/secure//index.cfm/ci_id/7962/la_id/2.htm Principe 6 - L'Institut protège la confidentialité des renseignements personnels qu'il a en sa possession ou dont il a la gestion au moyen de mesures de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité. Nous avons instauré des moyens matériels et des mesures organisationnelles, contractuelles et technologiques de sécurité pour protéger vos renseignements personnels contre la perte ou le vol, ainsi que contre l'accès, la transmission, la reproduction, l'utilisation ou la modification non autorisés. Les seuls employés autorisés à accéder à vos renseignements personnels sont ceux qui ont raisonnablement besoin de les connaître pour leur travail. Vous pouvez visiter notre site Web sans nous révéler votre identité ni quoi que ce soit sur vous, y compris votre adresse électronique. Cependant, notre serveur Web peut enregistrer l'adresse IP et le domaine que vous avez utilisés pour accéder au site, le type de navigateur Web et de système d'exploitation que vous utilisez et la version de ces derniers, le nombre, la durée et la fréquence des visites effectuées sur notre site, ainsi que le dernier site Web que vous avez visité auparavant et le suivant. Ces renseignements anonymes ne peuvent pas être rattachés à un utilisateur en particulier. Nous nous en servons simplement pour évaluer le nombre de visites effectuées et leur durée moyenne, les pages vues et les préférences générales et pour obtenir d'autres statistiques sur la fréquentation du site Web et dégager les caractéristiques d'utilisation du site et des services. Nous pouvons utiliser ces données pour surveiller la performance du site Web aux fins de l'administration des systèmes, pour rendre le site plus convivial, pour améliorer nos services et pour compiler des renseignements sous forme globale (par exemple, le nombre de visiteurs ayant accédé au site). Nous utilisons des témoins (cookies), c'est-à-dire de petits fichiers que votre navigateur Web installe sur le disque dur de votre ordinateur, afin de mémoriser le code d'utilisateur, le mot de passe et les préférences de l'utilisateur qui visite notre site Web et afin de faciliter sa navigation sur le site. Notre site Web comporte des mécanismes de sécurité qui protègent les renseignements qui nous sont confiés contre la perte, l'utilisation abusive et la modification. Notre site Web contient des liens vers des sites Web exploités par des tiers. Notre déclaration concernant la protection des renseignements personnels ne couvre pas ces sites Web et nous recommandons aux utilisateurs de lire les politiques propres à ces sites en ce qui concerne la protection des renseignements personnels. Nous ne pouvons être tenus responsables du contenu des sites Web exploités par des tiers ou des pratiques de ces tiers en matière de protection des renseignements personnels. Nous veillons à ce que les ordres provinciaux de comptables agréés et les tiers engagés pour fournir des services en notre nom et auxquels sont transmis les renseignements personnels soient tenus par contrat de respecter l'esprit de la présente déclaration et de nos politiques et pratiques en matière de protection des renseignements personnels, sauf dans le cas des ordres provinciaux de comptables agréés qui nous ont fait savoir qu'à leur avis, la législation fédérale ou provinciale sur la protection des renseignements personnels ne s'applique pas à eux. Principe 7 - L'Institut fait preuve de transparence en ce qui a trait aux procédures qu'il applique pour gérer les renseignements personnels. On peut obtenir de l'information à jour sur les politiques de l'Institut en matière de protection des renseignements personnels auprès du responsable de la protection des renseignements personnels de l'Institut (voir ses coordonnées sous le principe 1). Principe 8 - L'Institut répond rapidement aux demandes des membres ou des clients au sujet des renseignements personnels les concernant qu'il a en sa possession ou dont il a la gestion. De manière générale, nous mettrons à votre disposition tout renseignement personnel vous concernant que nous avons recueilli, utilisé ou communiqué si vous nous en faites la demande écrite et selon ce que la loi autorise ou exige. Ces renseignements vous seront fournis sous une forme généralement compréhensible, y compris les explications concernant les abréviations ou les codes. Les renseignements personnels sur les membres ou les étudiants peuvent être consultés et mis à jour au moyen du formulaire de mise à jour en ligne qui se trouve sur notre site Web à l'adresse https://secure.cica.ca/secure//index.cfm/ci_id/7962/la_id/2.htm Vous pouvez en tout temps contester l'exactitude ou le caractère complet des renseignements personnels que nous avons et qui vous concernent. Une fois que nous aurons validé votre identité, nous modifierons les renseignements personnels comme il se doit. Lorsqu'il y a lieu, nous transmettrons les renseignements modifiés aux tiers ayant accès à vos renseignements personnels. Nous essaierons de répondre à chacune de vos demandes écrites au plus tard dans les 30 jours suivant la réception de ces demandes. Nous vous aviserons par écrit si nous ne pouvons vous répondre dans ce délai. Vous avez le droit de porter plainte pour non-respect des délais auprès du commissaire à la protection de la vie privée du Canada. Avant de vous facturer l'accès à votre dossier de renseignements personnels ou à nos politiques et pratiques en matière de protection des renseignements personnels, nous vous fournirons une estimation des coûts approximatifs, s'il en est. Nous pouvons vous demander de fournir des preuves suffisantes de votre identité avant de vous permettre l'accès à des informations concernant l'existence, l'utilisation ou la communication de vos renseignements personnels. Ces preuves ne seront utilisées qu'à cette seule fin. |